Nu bedrijven steeds meer werknemers terug naar kantoor halen is het belangrijk dat ze dat veilig doen. Velen speculeren dat er een andere golf van COVID-19 gevallen zou kunnen zijn deze herfst, misschien op hetzelfde moment dat het griepseizoen weer begint. Hier zijn enkele tips over hoe je jezelf èn je organisatie kan voorbereiden op een tweede mogelijke golf en ervoor kan zorgen dat het werk op kantoor zo veilig mogelijk is.

Maak een COVID-19 Task Force

Creëer een organisatie breed team wat gestructureerd samenkomt dat bedrijfszaken met betrekking tot COVID-19 aanpakt. De teamleden moeten updates van het RIVM en de lokale gemeenten met betrekking tot de richtlijnen bekijken en bepalen hoe deze veranderingen het bedrijf, de werknemers en de werklocaties beïnvloeden. Dit team moet ook de gegevens van de laatste golf nauwkeurig onder de loep nemen. Wat werkte goed? Wat moet het bedrijf verbeteren? Het identificeren van wat goed werkte en welke verbeteringen nu nodig zijn, zal van cruciaal belang zijn als werknemers weer moeten thuiswerken.

Voorbereiden van je organisatie: Communicatieplan

Het is belangrijk om nu een communicatiestrategie voor verschillende groepen werknemers te bedenken om te voorkomen dat ze overrompeld worden indien de tweede golf komt.

Bedenk hoe uw bedrijf zal communiceren:

• Medewerkers die de overstap maken van werken op kantoor naar werken op afstand.
• Medewerkers die niet in staat zijn om op afstand te werken en misschien wel verveeld zijn. Deze werknemers hebben mogelijk geen toegang tot de e-mail of bedrijfsapparatuur van het bedrijf. Hoe gaat u inchecken op deze medewerkers en communiceren over de verwachtingen ten aanzien van de terugkeer naar het werk? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie?
• Medewerkers die op basis van de aard van hun functie of hun locatie op kantoor moeten blijven werken.

Bij het ontwikkelen van een communicatiestrategie voor een potentiële golf is het ook belangrijk om uw huidige communicatiestrategie met betrekking tot COVID-19 onder de loep te nemen. Bedrijven moeten regelmatig communicatie sturen, inclusief COVID-19 updates, proces- en beleidswijzigingen, en RIVM-updates. Het verstrekken van regelmatige updates minimaliseert de kans dat werknemers worden verrast als u veranderingen op de werkplek moet doorvoeren als gevolg van COVID-19.

Je organisatie voorbereiden met technologie en infrastructuur

Kijk naar de technologie die nodig is om werknemers effectief thuis te laten werken. Hoe gaan medewerkers vergaderen? Moet u de mogelijkheden van conferentiegesprekken upgraden? Zijn er problemen met de privacy van werknemers die op afstand werken? Wil je tijd je organisatie voorbereiden dan is het nu tijd om de technologie-infrastructuur van uw bedrijf te prioriteren en te upgraden, zodat medewerkers desgewenst naadloos kunnen overstappen naar werk op afstand.

Functietaken

Het is nu ook een goed moment om taken en functiebeschrijvingen te bekijken. Sommige taken kunnen zijn veranderd sinds het begin van COVID-19. Update functiebeschrijvingen om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig de taken van de medewerkers verantwoorden. Evalueer welke rollen op afstand kunnen worden uitgevoerd. Zijn er aanpassingen nodig om de taken op afstand uit te voeren?

Beleid

Bedrijven moeten gedurende deze periode ook het beleid en de procedures herzien. Zorg ervoor dat u een goed beleid voor werk op afstand hebt en een beleid voor besmettelijke ziekten met een protocol voor de behandeling van bekende of verdachte gevallen van COVID-19. Veel bedrijven gebruiken deze tijd om hun verlof en betaald verlof beleid opnieuw te evalueren om ervoor te zorgen dat werknemers in quarantaine blijven als ze bijvoorbeeld worden blootgesteld aan COVID-19 of om familieleden te ondersteunen die mogelijk last hebben van het virus. Een uitgebreid verzuimbeleid zal ervoor zorgen dat de werknemer niet te snel weer aan het werk gaat en dat andere werknemers veilig zijn.

Personeelsmanagement

Als u zich voorbereidt op de mogelijkheid van een nieuwe crisis waarbij iedereen moet thuiswerken, is het belangrijk om na te denken over de manier waarop u uw mensen zult coachen. Veel werknemers kunnen overweldigd zijn door de balans tussen werk en privéleven, terwijl ze thuiswerken, en kunnen stress ondervinden als ze weer in een afgelegen omgeving terechtkomt. Zorg dat deze werknemers niet uit het oog verdwijnen en zorg dat ze online gecoacht worden.
Het is ook belangrijk om te evalueren hoe u uw werknemers zal betrekken terwijl u op afstand werkt. Veel bedrijven zullen nog steeds moeten aannemen, ongeacht de geplaatste orders. Het is nu een goed moment om te evalueren welke veranderingen in uw aannameproces moeten worden aangebracht terwijl u op afstand werkt. U zult moeten nadenken over de manier waarop u gesprekken voert en het nieuwe aannameproces in een virtuele omgeving moet ondersteunen.

Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze een goede basis hebben voor het meten van medewerkersprestaties. Veel bedrijven hebben op stel en sprong een methode moeten ontwikkelen om de prestaties van hun thuiswerkers te meten, soms met twijfelachtige resultaten. Deze resultaten hebben dan weinig te maken met de echte prestaties maar wel met de verkeerde rekenmethodes. Zorg dus dat dit voor een eventuele tweede golf goed in orde is.

Ook al kan het idee om plots weer met zijn allen te moeten thuiswerken soms overweldigend zijn, een goede voorbereiding is het halve werk.
Komende weken komen er meer van dit soort berichten met tips voor HR, Management & Directie. Meld je dus aan voor onze nieuwsbrief en kom niet voor verassingen te staan.