Projectmanagement – Succes- En Faalfactoren

Beheersing van een project.

Succes- en faalfactoren hebben alles met de beheersing van een project te maken. Deze valt uiteen in 5 hoofdgebieden te weten: geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. Het gaat te ver om ze uitgebreid te behandelen. Een aantal zeer belangrijke mag echter niet onvermeld blijven. De eerste is de opdracht zelf die verstrekt wordt. Door uitgebreid de tijd te nemen om de inhoud en intentie van de opdracht in kaart te brengen én die vervolgens terug te koppelen met de opdrachtgever kan vervolgens voorkomen worden dat reeds in het beginstadium van het project een verkeerde weg wordt ingeslagen. De tweede is dat men er zorg voor dient te dragen dat de projectorganisatie daadwerkelijk die tijd en middelen krijgt die begroot zijn om te kunnen slagen.

Dit betekent ook een bepaalde vrijheid van handelen ten opzichte van de bestaande moederorganisatie. Tevens kan toegevoegd worden aan deze beide belangrijke factoren voor succes dat juist in het begin van het project de beïnvloedbaarheid nog het grootst is, maar naarmate het project eenmaal verder loopt dit steeds minder het geval is.

Vandaar dat vanuit beheersingsoogpunt het zich terugverdient in tijd en geld om veel aandacht te besteden aan een goede start van het project.

De derde is de samenstelling van het projectteam. Afhankelijk van het type opdracht en de fase waarin het project zich bevindt veranderen de rollen die binnen het team vervuld moeten worden. Dit geldt tevens voor de rol die de projectleider dient te spelen in elke fase van het project. In het begin zal dat veel meer begeleidend en ondersteunend zijn naar de teamleden. Naarmate het project vordert zal dit een steeds meer directief karakter krijgen.

De vierde is de aanwezigheid van een goed planningsinstrument (netwerkplanning, Gantt Chart etc). Tenslotte mag de informatieoverdracht en verslaglegging van belangrijke zaken niet onvermeld blijven. Dit wordt vaak gedaan met een zogenaamd basisdocument dat aan het begin en einde van elke fase een belangrijke rol speelt omdat het samenvat wat tot dan toe is gerealiseerd en aangeeft wat vervolgens nog moet gebeuren. Hier zal in de volgende paragraaf wat nader op in worden gegaan.