Projectmanagement – Kenmerken Van Een Project

Kenmerken van een project.

Alvorens we kennis gaan maken met de kenmerken van een project en projectmatig werken is het van belang onderscheid te maken tussen 3 manieren van werken aan een probleem of opdracht. Via improvisatie en routinematig werken komen we vanzelf bij projectmatig werken. Een geïmproviseerde aanpak kenmerkt zich doordat men zo snel mogelijk aan de slag wil gaan nadat een probleem is geconstateerd. Oude procedures en richtlijnen worden terzijde geschoven en al doende bedenkt men nieuwe regels. Voor de problemen van de gebruiker worden zo snel mogelijk ad-hoc-oplossingen gezocht zodat de gebruiker of opdrachtgever snel resultaten ziet. Er ontstaat een wirwar van activiteiten waardoor makkelijk het overzicht wordt verloren over het totaal van de activiteiten en de samenhang van de deeloplossingen. De controle over mensen, geld, tijd en middelen wordt hiermee erg moeilijk. Vooral wanneer snelheid en flexibiliteit gewenst zijn, is dit een prima manier van handelen.

Een routinematige aanpak kenmerkt zich door het zo veel  mogelijk toepassen van standaardprocedures waardoor er over langere termijn regelmatig een steeds terugkerende prestatie geleverd wordt met (relatief) constante kwaliteit zodat efficiency vaak eenvoudiger is na te streven. Vaak is het zo dat een historisch gegroeide taak- en verantwoordelijkheids-verdeling zoveel mogelijk gecontinueerd wordt en nieuwe taken deze structuur slechts in geringe mate verstoren mogen. De problemen van de gebruiker of opdrachtgever worden vertaald in standaard probleemstellingen zoals de organisatie die gewend is te hanteren. Alle van belang zijnde activiteiten worden zoveel mogelijk evenredig gespreid in de tijd zodat een gelijkmatige inzet van middelen mogelijk is. Vaak wordt dit uitgevoerd door diegenen die het meest bekwaam zijn in het hanteren van de betreffende procedures.

Dit brengt ons vervolgens bij de projectmatige aanpak. Deze zit namelijk als het ware tussen beide vorige wijzen van werken in. De projectmatige aanpak kenmerkt zich doordat er eenmalig een prestatie (lees: opdracht) geleverd dient te worden onder een beperkte hoeveelheid tijd en met een beperkte hoeveelheid middelen. Historisch gegroeide taak- en verantwoordelijkheden worden voor de duur van het project geheel of gedeeltelijk vervangen door een tijdelijke structuur. De oorspronkelijke opdracht wordt stapsgewijs vertaald in allerlei eisen zodat de gebruiker regelmatig de tussenresultaten van het project kan toetsen. Alle van belang zijnde activiteiten worden zoveel mogelijk verdeeld in fasen die zich kenmerken door een ongelijkmatige inzet van middelen. In de praktijk wordt projectmatig werken toegepast wanneer het resultaat niet volledig nieuw is maar er wel veel nieuwe elementen in de opdracht zitten. Dit vrijwel altijd in combinatie met de noodzaak om met mensen van verschillende disciplines (bijv. productie, logistiek, marketing etc.) samen een resultaat te bereiken. Zoals gezegd binnen een beperkte tijd en met beperkte middelen.