Projectmanagement – Het Basisdocument

Basisdocument Honert/Broersma

Het basisdocument is een van de belangrijkste informatiedragers binnen een project. Het geeft sturing aan de activiteiten door af te sluiten wat in de vorige fase is bereikt en de startcondities voor de volgende fase te bepalen. Je zou het daarom kunnen zien als het stokje dat doorgegeven wordt bij een estafetteloop. Bij “verlies” is de volgende fase nutteloos en zonder duidelijk doel. Voor basisdocumenten wordt een standaardindeling gebruikt (Honert/ Broersma) om alle belangrijke aspecten aan de orde te laten komen. Ze zijn hierdoor echter ook sneller te lezen omdat de gegevens makkelijker terug te vinden zijn. Het basisdocument bestaat uit negen hoofdstukken.

In het eerste hoofdstuk Algemeen wordt een algemene projectomschrijving gegeven met daarin onder andere verwerkt het doel en de inhoud van het project, alsook de exacte afbakening van het project (wat hoort er wel en wat hoort er vooral niet bij).

In het tweede hoofdstuk Documenten en studies wordt vermeld welke documenten en studies aan het project ten grondslag liggen. Tevens staat er in welke rapporten en dergelijke eisen bevatten waaraan het project moet voldoen. Tenslotte wordt vermeld waar het project uit voort is gekomen.

In het derde hoofdstuk Specificatie van eisen worden alle gebruikers en hun eisen vermeld. Er wordt daarom antwoord gegeven op de vraag wat er met het project wordt beoogd en aan welke eisen het projectresultaat dient te voldoen. Het hoofdstuk rangschikt de eisen naar externe voorwaarden, functionele voorwaarden en ontwerpbeperkingen. Tevens wordt beschreven de opdeling/opsplitsing van het project in delen alsmede de toewijzing van eisen per deelproject. Tenslotte worden nog de relaties tussen de deelprojecten aangegeven.

In het vierde hoofdstuk Kwaliteit wordt beschreven welke controle, verificatieprocedures etc. doorlopen moeten worden om er zeker van te zijn dat de verzamelde eisen daadwerkelijk gerespecteerd en gehaald worden. Kernvraag hierbij is: wie checkt, meet en controleert welke tussentijdse resultaten op welke momenten aan de hand van welke criteria?

In het vijfde hoofdstuk Tijd wordt de tijdsplanning van het project in globale vorm over de totale doorlooptijd weergegeven. Bij aanvang van het project zal de eerste fase tevens gedetailleerd worden weergegeven.

In het zesde hoofdstuk Geld wordt antwoord gegeven op de vraag welk beslag het project op alle beschikbare middelen legt. Het vermeld vanzelfsprekend het totale budget en hoe dit is verdeeld over de diverse deelprojecten in achtereenvolgende fases.

Een eventuele kosten/batenanalyse kan hier ook vermeld worden.

In het zevende hoofdstuk Organisatie wordt beschreven wie er allemaal bij het project betrokken zijn. Tevens wordt er aandacht besteedt aan de te volgen procedures alsook de tijdelijke projectorganisatie (incl. taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden).

Zeer belangrijk is daarbij in te gaan op hoe de tijdelijke projectorganisatie zich verhoudt tot de bestaande moederorganisatie.

In het achtste hoofdstuk Informatie wordt antwoord gegeven op de vraag welke informatie in welke vorm en met welke frequentie voor welke beslissingen worden voorbereid en doorgegeven aan wie? Tevens wordt bepaald wat er gebeurt met wijzigingen van eerder gemaakte afspraken en waar en hoe de projectdocumentatie verzorgd en opgeslagen wordt.

In het negende hoofdstuk Publiciteit wordt (indien van toepassing) vermeld welke activiteiten moeten plaatsvinden in het kader van de voorlichting, zowel intern als extern.